طرق التخطيط للنجاح

– جهز قائمة بالمهام التي يجب إنجازها أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك تكمن الفكرة في أن تدون كل شيء على الورق. لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير في أحد النقاط كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل.

– درج قائمتك تبعاً للأهمية و أسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية:

أ – عاجل و هام. ب – هام و ليس عاجل. ج – لا هام و لا عاجل.

النقاط ( أ) عاجل و هام هي الأكثر أهمية لذلك تأخذ الأولوية القصوى دائما ً. و النقاط ( ب) هام و ليس عاجل تليها في الأهمية أما ( ج) لا هام و لا عاجل فلا تستحق تضييع الوقت بها.

اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخرى دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة.

– خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية، فإنه نادراً ما يخذلك.

– قم و بساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجة بالقائمة اسأل نفسك " ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كليا ً، من القائمة؟ و إن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة، احذفها فورا ً.

– أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحا ً. فليس من الضروري عمل كل شيء الآن. أحياناً يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم. احذف ما استطعت ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة.

– طور عادة تدوين خطه على الورق لإنجاز المهام، سواء كانت كبيرة أم صغيرة فالنجاح الذي يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا عمل بسيط لكن فعال جدا ً.

– استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك. احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر و المقابلات و التخطيط ـ ـ ـ إلخ لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلي لإنجاز هذه المهام.

– توقف و فكر فيما تخطط له كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص و بلورة و تبرير خططك فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.

– حدد أهدافك اكتبها و اجعلها أمامك حدد ما تعمل من أجله سجل أهدافك في خطتك اليومية و ارجع إليها باستمرار ثم ضع تسلسل زمني منطقي لإنجاز كل هدف.

– ضع خطة مرنة لكل مشروع سجل الهدف المراد إنجازه في قمة القائمة. يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائي لإنجازها الفكرة من الخطة المرنة هي أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر. و في كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدي مباشرة لإنجاز مهمتك.

– خطط لكل ساعة من عملك اليومي حدد أوقات لمهام جدولك اليومي. أعطي لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها استغل وقتك لمعالجة الأمرو ذات الأولوية و إذا انتهيت من المهمة مبكرا ً. ابدأ مباشرة في إنجاز التالية استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحا ً. و كلما اكترت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.

– استعد جيداً قبل كل اجتماع. ضع هدف محدد لكل اجتماع. أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم أخطرهم بجدول الأعمال مسبقا ً. و بهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة و يكلف بمهمة جديدة. أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد.

– ركز حتى و إن كنت مطالب بإنجاز ( 101) مشروع يجب أن تعمل على زيادة مجهودك. هناك الكثير من الإغراءات التي تصرف انتباهك الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها و الأماكن لتذهب إليها و الناس لتختلط بهم فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية هكذا ببساطه.

– في نهاية الويم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد اكتب قائمة بأولويات اليوم التالي مسبقا ً. سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح يمكنك أن تدخل مباشرة في عملك دون الحاجة لعمل قوائم و اختيارات إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله و العمل على إنجاز أكثر المهام أولوية.

– حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة عندما تبدأ في إنجاز المهام فإنك تحتاج للعمل دون أي عوائق و عندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع.

– قسم الأهداف إلى مهام أساسية لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيرا ً. أي هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ في تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها في الحال تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به إذا فشلت في عمل هذا ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال.

– أعط كل مهمة الوقت الكافي لإنجازها هذه هي الطريقة الصحيحة إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين.

– حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ. خذ وقتك في عمل خلاصة سريعة للمشروع قسمه إلى خطوات و قم بتحديد الوقت دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح.

– عد ملف رئيسي لمواعيد التسليم النهائية اعرف أين تقف في أي وقت فيما يتعلق بأي مشروع تنجزه كن مدركاً لماهية الخطوات و متى يجب أن تنجز الغرض من ملف مواعيد التسليم النهائية هو أن يساعدك في الالتزام و تنظيم كل موعد نهائي بشكل مناسب و عندما يبدو لك أن الموعد النهائي ليس ببعيد فمن الأفضل أن تبدأ فوراً بالعمل على المشروع.

– توقع ما لا يتوقع انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك إن خططت لها ستكون أقل إحباطاً و قادراً على الالتزام بالموعد النهائي كن واضحاً مع الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه و متى ؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز. راجع بشكل دوري بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة و هذه هي الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح.

– ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً في معدل إنتاجك اليومي التركيز على التحسن القليل يؤدي إلى تحسن ثابت كل يوم. اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصي بنسبة مئوية صغيرة يومياً قد يجعلك هذا حذراً في التخطيط لكن تزايد معدل الإنتاج سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة.

– ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوة على طول الطريق أجعل النقاط واضحة و مفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شيء آخر إذا حصلت على المساعدة يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة.

– أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث. عندما تحدد نشاطك اليومي إعطي نفسك من 10: 15 % زيادة في الوقت – القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية و أقل إرهاقا ً.